曹方和马天昊各有一个poster。
王浩宇、林志文、朱樱等学生需要配合大会秘书处做参会人员的接待工作。
开会前，江院士还特意嘱咐赵宁，一定要把报告做好，找机会多认识一些同行，“多和大家交流，多认识一些人，说不定就有工作机会。”
周三上午，洪秘书带着几个人一早就去柳叶湖宾馆，再次确认几百号人的住宿、饮食、接送车辆，以及各会场的音响、投影等设施是否都安排妥当。
周四，参会人员开始报到，所以组里的学生们周三下午上完课就要去会场，但这个时候已经没有去柳叶湖的火车和汽车了。
张博拿了驾驶证好几年了。前两年，他把他老爸的那辆福特蒙迪欧借到庐城开过一年多，但外地车牌总是不太方便。所以尽管囊中羞涩，他还是自己买了一辆车。两周前，他刚刚提了他的黑色哈弗H6，这几天正好手痒得紧，便强烈建议自己开车去，而不是找学校的车队送他们去。于是关山便开着他的那辆黑色迈腾，和张博一起，两辆车，拉着组里的人去了柳叶湖。
庐城到柳叶湖的高速修得非常好，南下的两百多公里的路程，三个小时不到就够了。下午四点出发，到了宾馆还不到七点。几个人找了个路边小店吃了点东西，到房间放下东西，便被洪兰大姐捉去当苦力，忙忙碌碌地折腾到晚上十一点多，终于把各种细节都安排好了。
第二天，参会人员陆陆续续开始报到，几个人更是忙的连吃饭喝水的时间都没有。大家各负其责，把会议的方方面面都照顾得很妥妥帖帖。
周五是大会第一天，关山主持下午的主会场会议。主题报告嘉宾是国家粒子物理研究所所长方文昌院士。大会原本计划请方院士做周五上午的第一场大会报告，也就是本次大会最重要的报告。方院士工作非常忙，百忙之中抽了大半天时间来参加这个会议，但是周四晚上他有要事，脱不开身，只能参加周五下午的会。“你们江老师和燕大的高老师都是德高望重的老前辈，他们做比我更合适。我周五下午做就可以了。”后来，大会安排了燕大的高院士做了大会的第一场报告。
燕京到柳叶湖飞机大约需要一个半小时左右，但原本计划早上八点半从燕京机场起飞的航班由于沙尘暴而晚点，到了上午十点多，方院士的飞机还没有起飞，机场也没有准确消息说什么时候可以起飞。
方院士给大会秘书处发消息：下午两点的报告有可能赶不上。关山连忙和原定于周六上午做主题报告的邓华明院士协调，邓华明院士爽快地答应：如果方院士飞机晚点，他可以顶上。
解决了这个事情，关山又想起另外一件事。方院士一早就告诉大会组委会，周六一大早，他便要带团飞美国，去参加一个重要的国际合作会议，所以他早就定了下午六点从柳叶湖到燕京的高铁票。但是如果他来晚了的话，赶晚上六点的高铁就有点悬。
柳叶湖机场是个小机场，到燕京的最后一班飞机下午四点起飞。关山赶紧查了查最近的宜城机场，发现宜城机场最晚飞燕京的航班是晚上八点三十分的，便急忙请洪大姐找旅行社，给方院士预留一张机票，以备不时之需。
方院士只能在柳叶湖呆一个下午，如果他来晚了，该怎么安排他的报告时间和讨论内容？作为中国粒子物理的领军人物，方院士日理万机，如果不能充分利用他在这里的一下午，对与会人员和这次大会都是个大损失，原本计划讨论的的重要话题就很难有大的进展。
关山找到江院士，和老爷子讨论应急预案。正说话间，方院士打电话说飞机准备上跑道，接着就关了机。航班动态APP显示方院士的航班马上起飞。几分钟后，APP显示飞机在十一点顺利起飞，预计下午十二点四十分到柳叶湖机场，关山悬着的心才放了下来。旁边看着的洪大姐立刻安排机场接机人员联系贵宾通道，安排接送车辆。从柳叶湖机场到会场大约需要半个小时，抓紧一点的话，时间还来得及。
关山让人取消了预留的从宜城机场到燕京的机票，又找到邓华明院士说：方院士下午两点可以做报告，不需要您帮忙了。非常感谢！邓华明院士直说：不要客气，老天爷的事情谁都无法控制，咱们齐心协力，把会开好最重要。