早春二月，物理楼门前的几株腊梅在料峭春寒中渐次苏醒，柔软的细条上，米粒大小的浅绿芽苞争先恐后地钻了出来，勃发的生命力在清冷的春风中招摇，黄花灿烂、冰枝嫩绿。两厢映衬之下，香樟树上幽碧的残叶愈发显得沧桑。出入的师生们行色匆匆，没人有看风景的闲情雅致，辜负了这大好春光。
国家理工大学承办了二零一六年全国粒子物理年会，会议日期定在三月十八号到二十号，从周五到周日，总共三天。这是一次大型学术会议，全国所有参与粒子物理理论和实验研究的单位都会参加，此外，还有不少国外来的学者参会，预计至少有四百多参会人员。江继川院士选择了新安省柳叶湖风景区的一家宾馆作为会议举办地，在庐城南方，距离两百公里。
近代物理系的秘书组和后勤部门已经为此忙活了三四个月了。参会人员名单、邀请函、酒店、会议室、注册报到、package、会议通知、会议文集、会议日程、指南、通讯录、摄影摄像、会议记录、茶歇、餐券、工作餐、宴会的菜品、座位排序、席次安排、发票、行程单、机场接送机、火车站接送、租用大巴、借用校车、自驾车位、名牌、指示牌、展板等等，繁琐杂乱，不胜枚举。
好在系里的秘书组长洪兰有二十多年的工作经验，经常组织各种形式和规模的学术会议。她为人认真负责，踏实能干，带着几个年轻秘书和后勤人员，提前一个礼拜，就将这些大大小小的事情安排得七七八八。不过洪大姐也忙得嘴上起泡、牙痛脸肿。
物理学院虽大，但是能用来干活的人却不是很多。这是粒子物理的学术会议，和凝聚态、天文和光学等专业没什么关系。能用来干活的主要是近代物理系的学生和教职员工。后勤可以靠系里，但学术上的事情就只能靠本专业的人了。
江老爷子才当上院士那几年，粒子物理学科发展得比较快。但当上物理学院院长之后，为了平衡各专业的发展，他做事反而有点缚手缚脚。时至如今，粒子物理方向，实验和理论加在一起，总共不过才十来个PI，和实力雄厚的凝聚态等专业不可同日而语。几个老先生项目多，事务繁忙，年轻老师们自然就是主力。
老爷子事务繁忙，当大会主席把控全局，但他需要一个大会秘书来操办具体细节。他原本属意杨光明，杨光明年富力强，情商高，人缘好，在国内粒子物理界很有名气。去年，杨光明也参加了最早的几次组委会会议。去年国庆前，杨光明说他三月份要去日本KEK参加一个非常重要的国际学术会议，做一个很重要的报告。日本的会议就在柳叶湖会议前两天，他跟江院士商量，说害怕精力不够，没法兼顾，坏了江院士的大事，江院士便找了关山当大会秘书。作为两个大会秘书之一，关山需要配合另一个大会秘书，中国粒子物理学会的钱进秘书长，把嘉宾报告的PPT题目和摘要整理出来，按主题和重要性在不同的分会场排定顺序，然后还要和嘉宾确定报告顺序和报告时间。
关山十八岁本科毕业就出国了，在美国一待就是八年，学术人脉全在国外。他刚回国不久，对国内学术圈不了解。为此，江院士还专门给他上了一课，“做这个大会秘书，可以帮助你熟悉国内粒子物理圈子。报告的顺序一定要慎重，有拿不定主意的，可以随时找我商量。还有生活上的事情，旅馆房间，接送什么的也要精心安排，不要让人家感觉被怠慢了。”
比起其他琐碎的杂务，确定嘉宾报告顺序和报告时间其实是一件非常棘手的事情。一般来说，会议的报告顺序显示了报告人在学术圈内的江湖地位。第一天的第一个大会报告一般由学术地位最高的大佬给的，大会的最后一个总结报告一般也由大佬来做。这个会议的规格很高，光受邀参会的院士就有七，八个。文人相轻，自古而然，到底选谁做第一天的第一个大会报告和最后的总结报告就非常敏感了。
参会名单确定以后，关山和钱进秘书长以及江院士反复斟酌推敲，排出了报告顺序，还需要和日理万机的大佬们确定题目和报告摘要等细节内容。参会的除了七八个院士之外，还有很多资深老专家，这些学术界大佬们的来回行程、房间档次方位朝向、餐饮安排、接送车辆等等各种琐事都要考虑到。
关山知道，组织这次会议，对自己来说是个极好的锻炼机会。春季学期开学以后，他便一心一意地扑在会议的准备工作上，事无巨细、事必躬亲。
除此之外，他还要采集实验数据、做分析、写文章、备课、上课、指导学生，每天最多睡四五个小时，吃饭的时候都在谈事情。好在他年轻身体好，凌晨一两点上床，早起跑上三千米，洗个澡，照样精神抖擞地去上班。
这次会议是江院士的主场。江院士非常希望大家都去参会，和业界的同行们建立联系，所以他鼓励粒子物理方向所有的老师和学生都深度参与这次大会。
关山组里所有的人都被发动起来了。
张博和赵宁负责维护会议网站，整理参会者提交的论文摘要，然后提交专家组评审，最后进行发布。
赵宁和张博有分会报告，关山需要做一个大会报告并主持一个环节。