在督察过程中，对一些比较紧急而又简单的问题，函件往返不便，可用电话直接询问，或核实有关问题，通知抓紧查处，以免延误时间。
2·发函询问
对要督察的问题，可根据上司的指示，印发简要通知，或将上司的有关批示转给被督察的有关部门或主管人员，请他们核实情况，予以处理，并将处理情况及时报送上级主管。
3·召开会议
在督察的过程中，当涉及到几个部门的问题众说不一、出现分歧，或进展不大、遇到疑难时，高级文秘应协助主管人员出面召集会议，统一认识，打通思想，核实情况，集体会诊，解决疑难，有助于扫除督察工作中的各种障碍。这往往适用于一些较复杂的问题。
4·亲临查处
这一般是指遇到特殊情况，或事关重大的问题，采用上述办法不能完全解决时，则须亲自调查，弄清事情真相和问题实质，找有关部门的主管商量，协助部门主管正确查处，直到解决问题。
提醒您
高级文秘的受命督察是辅助上司工作的重要组成部分。高级文秘为完成督察任务，必须从自己的实际和特点出发，不断研究督察工作规律，创造性地开展督察工作。
三、督察工作的主要步骤
1·查阅有关资料
在查处那些事情比较重大、性质比较严重、久拖不解决的问题时，由于这类问题一般都有原始材料，可查阅这些材料，从中发现问题，抓住主要矛盾，探讨解决方法，确定工作思路。
2·努力吃透上情、摸清下情
必须了解上司指示精神和把握本部门的实际情况，把两者有机地结合起来，才能使上司决策得到执行。只有既吃透上情，又摸清下情，才能得心应手地为上司提供及时有效的服务。
3·科学选择督察项目
开展督察工作的首要环节是科学地选择督察项目、确定督察内容，对上司交办的工作，要普遍进行督察，保证件件有着落，事事有结果。
4·主动积极地搞好督察
高级文秘要发挥主动性，不能推一推，才动一动，甚至坐等督察结果。而应该从工作实际出发，紧紧围绕组织的中心工作，抓住热点、难点、重点问题进行督察。在督促检查中了解情况、发现问题、及时汇报。对重大问题还要跟踪督察，不断反馈，直到解决问题。
5·认真做好结案反馈
对各有关部门督察结果的反馈材料，要进行综合加工处理。本着“准确、及时、适用、浓缩”的要求，提高精确度，使之言简意赅、观点明确、论据充分、表达通俗，及时整理上报。一时难以查清的问题，也应如实报告。
四、督察工作的主要内容
督察内容不能面面俱到，要排好主次，分轻重缓急，使督察工作忙而不乱、井然有序地进行。
1·抓重点
围绕公司中心工作的开展，保证公司决策的落实执行。
2·抓难点
把工作中不易落实或难以落实的问题，抓住不放。一抓到底，抓出成效。
3·抓热点
对上司最关心、最担心的问题和客户反映强烈的问题，一定要抓紧处理，落到实处，见诸成效。
五、督察工作的注意事项
无论上司交办的、下属部门请示的、客户反映的还是高级文秘本身发现的问题，都需事前请求上司批准，事中请示指导，事后汇报并请求检查，不可独断专行。
帮助下属部门完成因各种原因未做好的工作，不能挫伤员工的积极性。
督察工作时首先要深入实际、调查研究、分析事实、找出症结，才有资格提出工作建议。
高级文秘应在尊重下级基础上督促、检查、帮助下属员工工作，不能隔手包办以，免又产生新矛盾。
高级文秘督察工作应讲求时效，按时办好，切不可拖延或半途而废，实在解决不了的问题，及时汇报上司，另出主意。
重大的事项先填写事项、内容、目的、操作步骤、负责部门及人员，然后通知原部门，再催办查问或直接调查。
探究·思考
1·面对每天收到的大量报纸、信件、快递，该如何处理？
2·你接到一个电话，发现对方拨错了号码该如何应对？
3·请简述接待工作的基本任务。
4·请根据部门实际所管文档设计分类方法，要有利于自己快速查找。
5·你对电子文档的保存是如何进行的？
6·工作中由于工作关系接触到技术文档时，你是如何进行分类整理，以便相关人员查询的？
7·你平时是如何维护信息系统的？
8·对于印信的管理要求你了解吗？
9·你上司要出差，你如何进行安排？